Tietosuojaseloste

Tämä on Hion Digital Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Tietosuojaseloste on laadittu 30.09.2019 ja päivitetty 6.6.2025.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä
Hion Digital Oy
Åkerlundinkatu 11 B, 33100 Tampere
Y-tunnus: 1639413-9

Yhteystiedot rekisteriin liittyen:
Jenny Salmimäki
Marketing Lead
info@hiondigital.com

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hion Digital Oy käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

Asiakassuhteen hoitaminen
Hion Digital Oy käsittelee henkilötietoja asiakassuhteen ylläpitämiseen, palveluista tiedottamiseen, asiakaspalvelun toteuttamiseen sekä asiakkaan ja Hion Digital Oy:n väliseen viestintään.

Markkinointi
Hion Digital Oy voi käyttää henkilötietoja markkinointiin, kuten uutiskirjeiden lähettämiseen, kampanjoiden toteuttamiseen ja kohdennetun mainonnan näyttämiseen. Asiakkaalla on oikeus kieltää markkinointi milloin tahansa.

Verkkopalvelun tarjoaminen ja kehittäminen
Hion Digital Oy käsittelee henkilötietoja verkkopalvelun toimittamista, käyttäjäkokemuksen parantamista, palvelun käytön analysointia sekä palvelun kehittämistä varten.

Rekrytointi
Hion Digital Oy käsittelee henkilötietoja rekrytointiprosessien toteuttamiseksi.

3. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti:

Sopimus: Asiakassuhteen hoitamisen ja palveluiden tarjoamisen osalta käsittelyn perusteena on asiakkaan ja Hion Digital Oy:n välinen sopimus.
Oikeutettu etu: Markkinoinnin, verkkopalvelun tarjoamisen ja kehittämisen sekä rekrytoinnin osalta käsittelyn perusteena on Hion Digital Oy:n oikeutettu etu. Hion Digital Oy on arvioinut, että sen oikeutettu etu ei syrjäytä rekisteröityjen oikeuksia ja vapauksia.
Suostumus: Henkilötietoja voidaan käsitellä tietyissä tilanteissa, kuten suoramarkkinointiin, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.

4. Rekisterin tietosisältö

Hion Digital Oy:n asiakas-, markkinointi- ja verkkopalvelun käyttäjärekisteri sisältävät seuraavia henkilötietoja:

Yhteystiedot, kuten nimi, yritys/organisaatio, asema, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite

Asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, sopimustiedot, asiakaspalvelutapahtumat

Verkkopalvelun käyttöön liittyvät tiedot, kuten IP-osoite, tiedot evästeiden käytöstä, tiedot verkkosivuston käytöstä

Markkinointiin liittyvät tiedot, kuten tiedot markkinointiluvista ja kielloista, tiedot markkinointikampanjoihin osallistumisesta ja uutiskirjeviestien lukemisesta tai niihin reagoinnista

Muut tiedot, kuten muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiassa henkilötietoja kerätään suoraan asiakkailta heidän rekisteröityessään palveluihin, käyttäessään niitä tai ollessaan muutoin yhteydessä Hion Digital Oy:hyn. Verkkosivuston kautta kerätään tietoja evästeiden ja muiden seurantateknologioiden avulla sekä uutiskirjeen tilauslomakkeen, webinaari-ilmoittautumislomakkeiden tai muiden lomakkeiden kautta. Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä tai ostaa muista lähteistä, kuten yritysrekisteristä tai kolmannen osapuolen palveluista.

Henkilötietoja kerätään myös työnhakijoilta itseltään. Työnhakutilanteissa kolmannen osapuolen lähteitä ei käytetä. Erilliset suosittelijat pyydetään tarvittaessa erikseen.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Hion Digital Oy säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen niiden käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Säilytysaika riippuu tietojen käyttötarkoituksesta ja voi vaihdella eri tietoryhmillä.

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: Säilytetään yleensä asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen 10 vuotta.
Verkkopalvelun käyttöön liittyvät tiedot: Säilytetään yleensä 6 kuukautta.
Markkinointiin liittyvät tiedot: Säilytetään niin kauan kuin henkilö on antanut suostumuksensa markkinointiin.
Työnhakuun liittyvät tiedot: Tiettyyn positioon haettaessa työnhakijan tiedot poistetaan 6 kuukauden jälkeen haun päättymisestä. Jos työnhakija lähettää avoimen hakemuksen tai verkostoituu Hion Digitalin kanssa rekrytointijärjestelmän välityksellä, työnhakijan tiedot säilytetään 24 kuukautta hakupäivästä.

Hion Digital Oy poistaa tarpeettomat henkilötiedot säännöllisesti.

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Hion Digital Oy voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille vain, jos siihen on laillinen peruste. Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

Lakisääteiset velvoitteet: Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki niin vaatii.
Käsittelijät: Hion Digital Oy voi käyttää palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja Hion Digital Oy:n lukuun. Tällaisia palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi IT-palveluiden tarjoajat, markkinointitoimistot ja tilitoimistot.
Liiketoiminnan järjestelyt: Henkilötietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyjen yhteydessä.

Hion Digital Oy ei lähtökohtaisesti siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos henkilötietoja kuitenkin siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, Hion Digital Oy varmistaa, että tietosuojan taso on riittävä käyttämällä EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojajärjestelyä (Data Privacy Framework), jonka Euroopan komissio on hyväksynyt.

Hion Digitalin käyttämät henkilötietojen käsittelijät

Hion Digital Oy käyttää seuraavia palveluntarjoajia, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä Hionin lukuun:

Pipedrive
Leadoo
Teamtailor
Google Analytics
Google Cloud
Leadfeeder
Mailchimp
Demio
Severa
Foxie
Oneflow
Meta
LinkedIn

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Hion Digital Oy on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja asianmukaisesti. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan aina tietosuojalakia ja EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).

Hion Digital Oy on toteuttanut seuraavat toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi:

Tekniset toimenpiteet: Käytämme asianmukaisia teknisiä toimenpiteitä, kuten palomuureja, salausmenetelmiä ja kulunvalvontaa, henkilötietojen suojaamiseksi.
Organisatoriset toimenpiteet: Olemme nimenneet tietosuojavastaavan ja kouluttaneet henkilöstömme tietosuoja-asioissa. Olemme myös laatineet sisäiset ohjeet ja menettelytavat henkilötietojen käsittelyä varten.
Hallinnolliset toimenpiteet: Valvomme säännöllisesti henkilötietojen käsittelyä ja arvioimme tietoturvallisuuden tasoa.

Henkilötietojen käsittely on luottamuksellista. Kaikki henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä henkilötietoja hänestä on kerätty ja miten niitä käsitellään.
Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista.
Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tietyissä tilanteissa.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus vastustaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tietyissä tilanteissa.
Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi: Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu yksinomaan automaattiseen käsittelyyn.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä selosteen yläosassa olevaan sähköpostiosoitteeseen. Yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti tai sähköpostitse ensisijaisesti sillä sähköpostiosoitteella, jolla rekisteräitynyt tunnistetaan rekisterissä. Hion Digital Oy pyrkii vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin mahdollisimman nopeasti ja viimeistään kuukauden kuluessa.

10. Tietosuojaselosteen päivittyminen

Hion Digital Oy päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Tämä voi johtua esimerkiksi lainsäädännön muutoksista, henkilötietojen käsittelyssä tapahtuvista muutoksista tai viranomaisohjeistuksen päivittymisestä. Uusin versio tietosuojaselosteesta on aina saatavilla Hion Digital Oy:n verkkosivustolla.

11. Valvova viranomainen

Henkilötietojen käsittelyä valvoo Suomessa tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojavaltuutetun toimisto:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 56 67000
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Hion Digital Oy on käsitellyt hänen henkilötietojaan lainvastaisesti.