Whistleblowing
Hion Digital Oy:n whistleblowing-ilmoitusmenettely ja -raportointikanava
Hion toimii vastuullisesti sekä avoimesti
Whistleblowing-menettelyssä on kyse siitä, että väärinkäytösepäilyjä, muita rikkomuksia tai sääntelyn vastaista toimintaa havaitsevien käytössä on luottamuksellinen kanava, jonka kautta tavoitetaan riippumaton taho. Otamme väärinkäytösepäilyt vakavasti ja haluamme tarjota helpon sekä luottamuksellisen kanavan niiden esiintuomiseen.
Alla olevien ohjeiden mukaan työntekijät, asiakkaat tai muut sidosryhmät voivat ilmoittaa toiminnasta, jota he epäilevät Suomen tai EU:n lainsäädännön vastaiseksi tai loukkaavan Hionin sisäisiä ohjeita ja toimintaperiaatteita.
Mistä tapauksista minun tulisi ilmoittaa ja mitä kautta?
Toivomme, että nostat esiin mahdolliset väärinkäytösepäilysi. Tällaisia väärinkäytöksiä tai rikkomuksia saattavat olla esimerkiksi petollinen, epärehellinen, laiton tai epäeettinen toiminta tai käytös tai muu säännösten tai määräysten vastainen toiminta.
Huomioithan, että Whistleblowing-kanava on tarkoitettu ainoastaan väärinkäytösepäilyistä ilmoittamiseen. Ilmoituskanavaa ei ole tarkoitettu asiakaspalautteen antamiseen tai reklamointiin. Muihin kuin väärinkäytösepäilyihin liittyvät ilmoitukset toivomme osoitteeseen info [at] hiondigital.com.
Ilmoituksen käsittely ja luottamuksellisuus
Whistleblowing-kanavamme on anonyymi ja se perustuu suojattuun ja salattuun palveluun,jonka tuottaa WhistlePro (www.whistlepro.fi). Kanavassa ei tallennu tietoja, joiden perusteella viestin lähettänyt henkilö olisi mahdollista tunnistaa. Whistleblowing-kanavaan tulleita ilmoituksia käsittelevät vain määrätyt, nimetyt henkilöt ja käsittely on luottamuksellista. Luottamuksellisuus pätee myös silloin, kun ilmoittaja tuo itse henkilöllisyytensä esiin.
Ilmoittaja saa ilmoitusta tehdessään henkilökohtaisen linkin, joka tulee tallentaa ja jonka kautta pääsee seuraamaan ilmoituksen käsittelyä ja keskustelemaan käsittelijän kanssa.
Huomaathan, että ilmoitusta jättäessäsi sinun täytyy tallentaa linkki leikepöydälle ennen kuin pystyt jatkamaan keskusteluikkunaan. Koska järjestelmä ei tallenna mitään tietoja sinusta, emme pysty lähettämään sinulle viestiä, kun käsittelijämme vastaa sinulle, joten muista kirjautua järjestelmään ajoittain tarkistaaksesi tilanteen.
Mikäli hukkaat linkin, et pysty enää kirjautumaan vanhaan keskusteluun, mutta voit tehdä uuden ilmoituksen ja kertoa siinä tilanteen ja jatkaa keskustelua käsittelijän kanssa uudessa linkissä.
Hion sitoutuu selvittämään kaikki ilmoitukset huolellisesti ja ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin ilmoituksen johdosta. Kaikki ilmoitukset käsitellään viipymättä. Tutkintaan ei osallistu kukaan, joka on ilmoituksen kohteena tai jolla saattaa olla tutkintaa vaarantavia sidonnaisuuksia ilmoitettuun asiaan.
Raportointikanavaa ei saa käyttää muuhun ilmoitusmenettelyyn, kuin juridisten tai yrityksen toimintaperiaatteiden rikkomisen ilmoittamiseen.
Ilmoitusjärjestelmään annettuja henkilö- ja muita tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja siten kuin soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä edellytetään.
Kaikki ilmoitettu tieto, mukaan lukien ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteena olevan henkilöllisyys, voidaan raportoida toimivaltaisille viranomaisille, kuten poliisille tai Finanssivalvonnalle soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Ilmoituksiin sisältyvää tai muutoin raportoinnin yhteydessä saatavaa tietoa voidaan käyttää rikkomusten sisäisessä tutkinnassa. Ilmoitettuun tietoon pääsevät käsiksi ja sitä voivat käsitellä yrityksen sisällä vain henkilöt, joiden on välttämättä päästävä kyseiseen tietoon käsiksi voidakseen tutkia ilmoitusta. Hion pyrkii pitämään ko. henkilöryhmän mahdollisimman suppeana. Rikoksista syytettäessä raportoijalle ilmoitetaan, että hänen henkilöllisyytensä voidaan joutua paljastamaan esitutkinnan tai oikeudenkäyntien yhteydessä.
Ilmoituksen tekeminen
- Mene Whistleblow-ilmoituskanavalle https://form.hailer.com/35709e7e6c7edaf5c3c2c98c7dd7d6de
- Kuvaile ongelmaa, josta haluat ilmoittaa. Voit tehdä sen joko suomeksi tai englanniksi. Anna kattava kuvaus ongelmasta, jotta voimme tutkia sitä tarkemmin. Ilman riittävää tai asiaankuuluvaa tietoa, joka liittyy raportoituun asiaan, voi sen selvittäminen olla vaikeaa. Ethän sisällytä arkaluonteisia tai henkilökohtaisia tietoja yhdestäkään raportissasi mainitusta henkilöstä, jos ne eivät ole välttämättömiä huolenaiheesi tai asiasi kuvailemiseksi.
- Ilmoituksen olisi hyvä sisältää ainakin alla olevat asiat:
- Mikä on huolenaiheesi? Mistä asiasta tai asioista haluaisit ilmoittaa?
- Milloin tämä tapahtui?
- Missä tämä tapahtui?
- Muita ilmoitukseen liittyviä tietoja
- Upload-painikkeesta voi lisätä ilmoituksen liitteeksi tiedostoja. Lisää liite/liitteet vain jos se on tarpeen asian selvittämiseksi.
- Kopioi itsellesi talteen järjestelmän sinulle luoma linkki, jotta pystyt tarvittaessa lisäämään tietoja, seuraamaan ilmoituksen käsittelyä tai keskustelemaan käsittelijän kanssa